Jenis-jenis Procurement dalam Bisnis

Pengadaan atau procurement merupakan salah satu aspek krusial dalam menjalankan bisnis. Dengan mengidentifikasi, memilih, dan mengamankan barang serta jasa yang dibutuhkan, perusahaan dapat menjaga kelancaran operasional dan meningkatkan efisiensi serta profitabilitas. Dalam dunia bisnis, terdapat tiga jenis utama pengadaan: Direct Procurement, Indirect Procurement, dan Service Procurement. Setiap jenis memiliki peran dan tujuan masing-masing, serta memerlukan tahapan-tahapan tertentu untuk mencapai kesuksesan. Artikel ini akan membahas secara mendalam tentang jenis-jenis pengadaan tersebut, serta langkah-langkah penting dalam proses procurement yang efektif dan efisien. Dengan memahami seluk-beluk procurement, perusahaan dapat memaksimalkan keuntungan dan mencapai kesuksesan dalam operasionalnya.

Procurement, atau pengadaan, adalah proses penting dalam operasional bisnis untuk mendapatkan barang dan jasa yang diperlukan. Terdapat tiga jenis utama dalam proses pengadaan yaitu Direct Procurement (Pengadaan Langsung), Indirect Procurement (Pengadaan Tidak Langsung), dan Service Procurement (Pengadaan Layanan). Setiap jenis procurement memiliki peran dan tujuan yang berbeda dalam mendukung aktivitas bisnis.

Jenis-jenis Procurement dalam Bisnis

Direct Procurement (Pengadaan Langsung)

Direct Procurement adalah jenis pengadaan yang terjadi ketika suatu perusahaan membeli barang atau bahan mentah yang akan digunakan untuk produksi atau manufaktur produk akhirnya. Contoh dari barang yang termasuk dalam kategori ini adalah mesin, bahan baku, dan peralatan produksi. Selain itu, pembelian jasa untuk keperluan manufaktur juga termasuk dalam Direct Procurement.

Proses pengadaan langsung melibatkan kerjasama dengan supplier yang telah ditentukan sebelumnya, sehingga perusahaan dapat mengatur efisiensi dan kinerja dalam proses produksi. Dengan menjalin kontrak dengan supplier, perusahaan dapat memperoleh harga yang lebih baik dan jaminan pasokan yang stabil, sehingga berdampak positif pada profitabilitas perusahaan.

Indirect Procurement (Pengadaan Tidak Langsung)

Berbeda dengan Direct Procurement, Indirect Procurement berfokus pada pengadaan barang atau jasa yang tidak langsung terkait dengan proses produksi. Pengadaan ini berkaitan dengan barang dan layanan yang dibutuhkan untuk mendukung aktivitas operasional perusahaan secara keseluruhan. Contohnya mencakup peralatan kantor, layanan IT, perjalanan dinas, sumber daya manusia, dan layanan pemasaran.

Proses pengadaan tidak langsung melibatkan kebutuhan internal perusahaan dan biasanya tidak memiliki dampak langsung pada produk atau jasa yang dihasilkan. Meskipun tidak berhubungan secara langsung dengan produksi, pengadaan ini tetap merupakan bagian penting dalam menjaga kelancaran operasional bisnis.

Service Procurement (Pengadaan Layanan)

Service Procurement terfokus pada pembelian layanan, baik dari sumber internal maupun eksternal, untuk tujuan bisnis. Jenis pengadaan ini melibatkan perekrutan tenaga kerja sementara, konsultan, vendor jangka pendek, atau penyedia layanan pemeliharaan. Layanan ini dapat mencakup berbagai aspek, seperti penyelenggaraan acara, pelatihan, iklan, perbaikan, konsultasi, dan lain sebagainya.

Proses Service Procurement juga melibatkan pemilihan vendor atau penyedia layanan yang tepat, berdasarkan kualitas, reputasi, kecepatan, dan keandalan. Pilihan vendor yang baik akan berdampak positif pada hasil layanan yang diberikan dan kesuksesan proyek bisnis yang dilakukan.

Tahapan dalam Proses Procurement

Proses procurement berbeda-beda untuk setiap perusahaan, namun ada beberapa tahapan umum yang biasanya dilalui:

Identifikasi Kebutuhan Barang dan Jasa

Tahap ini melibatkan penentuan persyaratan untuk produk atau jasa yang diperlukan untuk proses produksi atau operasional bisnis lainnya. Informasi yang akurat mengenai spesifikasi, kuantitas, dan karakteristik barang atau jasa akan membantu dalam tahap selanjutnya.

Kirim Permintaan Pembelian (Purchase Request)

Setelah kebutuhan barang atau jasa teridentifikasi, pihak yang berwenang dalam perusahaan akan mengirimkan permintaan pembelian. Hal ini bertujuan untuk menginformasikan tim procurement mengenai kebutuhan yang harus diproses dan dipenuhi.

Memilih Supplier atau Vendor

Tim procurement akan mencari dan memilih vendor atau supplier yang tepat untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Proses ini melibatkan permintaan penawaran dari beberapa vendor, membandingkan penawaran tersebut, dan mempertimbangkan berbagai faktor penting seperti biaya, reputasi, kualitas, dan keandalan.

Negosiasi Harga

Negosiasi harga dapat dilakukan dengan vendor terpilih untuk mencapai kesepakatan harga yang menguntungkan perusahaan. Kesepakatan ini perlu dibuat secara tertulis dalam bentuk kontrak untuk menghindari ketidaksesuaian di masa depan.

Membuat Pesanan Pembelian (Purchase Order)

Setelah kesepakatan harga tercapai, langkah selanjutnya adalah membuat pesanan pembelian resmi yang berisi detail barang atau jasa yang akan dibeli. Purchase order ini akan dikirimkan kepada vendor untuk diproses dan dikirimkan ke alamat perusahaan.

Menerima dan Memeriksa Barang

Setelah barang atau jasa diterima, pihak perusahaan harus melakukan pemeriksaan terhadap kualitas dan kuantitas barang. Hal ini penting untuk memastikan bahwa pesanan sesuai dengan permintaan dan spesifikasi yang telah disepakati.

Melakukan Pencocokan Dokumen dan Mengatur Pembayaran

Proses terakhir adalah pencocokan dokumen seperti pesanan pembelian, tanda terima, dan faktur. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa pembayaran dilakukan dengan tepat dan sesuai dengan kesepakatan yang telah dibuat. Catatan transaksi ini juga penting untuk keperluan audit dan perhitungan pajak.

Pencatatan transaksi procurement merupakan langkah penting untuk melacak aktivitas bisnis dan memastikan ketersediaan informasi yang akurat dan lengkap untuk keperluan masa depan.

Dengan mengikuti tahapan-tahapan di atas, perusahaan dapat mengoptimalkan proses procurement dan memastikan kelancaran operasional serta kesuksesan proyek bisnis yang dijalankan.