Payment terms, atau istilah yang digunakan untuk menggambarkan syarat dan ketentuan pembayaran invoice, memiliki peran krusial dalam dunia bisnis. Artikel ini akan membahas secara detail berbagai aspek payment terms, mulai dari deadline pembayaran, cara pembayaran, hingga denda keterlambatan yang mungkin dikenakan kepada pelanggan yang terlambat melakukan pembayaran.
Baca juga : Mengenal Konsep Product Allocation: Menyusun Strategi Efektif untuk Manajemen Persediaan
Deadline Pembayaran dan Tantangan yang Dihadapi
Menurut riset dari Xero, penyedia software akuntansi berbasis cloud, seorang pelanggan umumnya membayar sebuah invoice sekitar 1 minggu setelah deadline yang diberikan. Hal ini menandakan bahwa keterlambatan pembayaran bisa menjadi tantangan umum yang dihadapi oleh pemilik usaha.
Mengelola Tantangan Pembayaran
Meskipun keterlambatan pembayaran menjadi hal yang umum, pemilik usaha dapat mengambil langkah-langkah tertentu untuk mengelola dan mengurangi tingkat keterlambatan tersebut. Berikut adalah beberapa cara yang dapat diterapkan:
1. Buat Invoice dengan Jelas
Penting untuk memiliki format invoice yang jelas dan informatif. Informasikan dengan detail mengenai nominal belanja, produk atau layanan yang dibeli, jumlah, serta deadline pembayaran. Dengan informasi yang jelas, pelanggan akan lebih mudah memahami dan segera melakukan pembayaran.
2. Tujukan Langsung ke Pihak yang Membayar
Kirimkan invoice penjualan secara langsung ke pihak yang bertanggung jawab atas pembayaran. Jika bertransaksi dengan pemilik usaha, kirimkan kepadanya secara langsung. Jika bertransaksi dengan bawahan, kirimkan ke bagian finance atau pihak yang berwenang untuk membayar. Langkah ini dapat mempercepat proses pembayaran tanpa harus melibatkan prosedur yang kompleks.
3. Jangan Tunda Pengiriman Invoice
Segera kirimkan invoice setelah transaksi dilakukan. Penundaan pengiriman invoice dapat menyebabkan lupa pembayaran, baik oleh pelanggan maupun pemilik usaha. Dengan pengiriman tepat waktu, pelanggan akan lebih termotivasi untuk segera melakukan pembayaran.
4. Jaga Komunikasi
Berpikirlah untuk menjaga komunikasi yang baik dengan pihak pembeli setelah pengiriman invoice. Berikan pengingat menjelang deadline, di hari deadline, atau setelah tenggat waktu pembayaran berlalu. Komunikasi yang baik dapat membantu meningkatkan kesadaran pembeli tentang kewajiban pembayaran.
5. Tambahkan Denda Keterlambatan
Pertimbangkan untuk menambahkan denda keterlambatan dalam payment terms. Denda ini dapat menjadi insentif bagi pelanggan untuk membayar tepat waktu, karena denda akan menambah beban biaya yang harus mereka tanggung. Dengan adanya denda, pembeli cenderung lebih waspada dan disiplin dalam melakukan pembayaran.
Baca juga : Strategi Sukses Menghadapi Perubahan Digital dalam Bisnis Anda
Kesimpulan
Mengelola payment terms dengan baik merupakan langkah krusial dalam menjaga likuiditas dan keberlanjutan bisnis. Dengan menerapkan langkah-langkah seperti membuat invoice yang jelas, mengirimkannya langsung ke pihak yang membayar, menghindari penundaan pengiriman, menjaga komunikasi, dan menambahkan denda keterlambatan, pemilik usaha dapat mempercepat proses pembayaran invoice dan mengurangi tingkat keterlambatan. Semua langkah ini bersifat proaktif dan dapat membantu menciptakan hubungan bisnis yang sehat antara penjual dan pembeli.
