Mengenal Purchase Order dan Bagaimana Cara Membuatnya

Apakah Anda pernah mendengar kata purchase order? Mungkin bagi sebagian banyak orang yang belum mengenal apa itu purchase order, pasalnya dokumen penting ini sangat penting dalam kegiatan jual beli.

Dokumen ini berisi tentang rangkuman barang yang akan dibeli oleh seorang customer, dengan kata lain dokumen ini juga berperan sebagai surat perjanjian jual beli. Sayangnya, masih banyak yang belum memaksimalkan penggunaannya. Kali ini kita akan membahas apa itu purchase order dan bagaimana cara membuatnya.

Mengenal Apa itu Purchase Order

Secara garis besar, purchase order merupakan sebuah dokumen berisi daftar barang atau jasa yang akan dibeli atau dipakai oleh customer. Dimana dokumen ini memuat informasi penting mengenai informasi pemesan, barang atau jasa yang akan dipesan, dan juga jumlahnya.

Dengan adanya dokumen ini, kesalahpahaman antara penjual dan pembeli dapat dihindari untuk kedepannya. Karena dokumen ini memiliki fungsi lain sebagai surat perjanjian antara kedua belah pihak. Oleh sebab itu, dokumen dibuat sedetail mungkin untuk kebaikan bersama.

Purchase order sering disebut dengan kartu pesanan pembelian, dimana memang dokumen ini dibuat dan diserahkan sebelum adanya penanganan atau lebih tepatnya sebelum transaksi itu terjadi. Dengan begitu penjual tahu apa yang Anda butuhkan dan yang harus mereka siapkan.

Baca Juga: Standar Laporan Keuangan di Indonesia, Penting Bagi Akuntan!

Fungsi dari Purchase Order

Banyak perusahaan yang masih menganggap, purchase order adalah dokumen yang tidak penting dan tidak harus dibuat. Hal ini disebabkan pada proses tersebut dianggap dapat memperlambat proses transaksi. Padahal jika dicermati lagi, purchase order memiliki banyak fungsi seperti:

1. Mengurangi Risiko Salah Kirim

Fungsi utama dari purchase order ialah untuk meminimalisir risiko salah kirim barang, karena pada kartu pesanan pembelian ini, tertera informasi lengkap mengenai alamat atau nomor meja dari pemesan.

2. Bukti Pemesanan

Dokumen ini juga berfungsi sebagai bukti pemesanan barang atau jasa yang dibuat pembeli. Sehingga jika terjadi kondisi yang tidak diinginkan dari kedua belah pihak, kartu ini bisa jadi bukti hukum, saat terjadi perselisihan antara kedua belah pihak.

3. Akurasi Pengiriman Barang

Purchase order dapat membantu penjual untuk menekan tingkat akurasi pengiriman, karena didalamnya tertera jelas ada barang atau jasa yang dipesan beserta jumlahnya. Dengan begitu, penjual dapat meminimalisir salah barang, jumlah, harga dari barang atau jasa yang dipesan.

4. Sebagai Reminder bagi Penjual

Padatnya aktivitas yang dikerjakan oleh pelaku usaha, pastinya menimbulkan resiko pesanan terlewatkan, dan juga lupa. Namun, dengan adanya kartu pesanan pembelian, pelaku usaha akan memiliki reminder untuk saat-saat seperti yang telah disebutkan.

5. Membantu Proses Pelacakan

Melalui data pemesanan, Anda sebagai penjual maupun pembeli akan lebih mudah untuk melakukan pelacakan terhadap pengiriman barang dan juga kondisi perkembangan terkini. Dengan begitu, proses inventaris dan pengiriman secara otomatis akan lebih mudah.

6. Memudahkan Proses Akuntansi

Dengan adanya kartu pesanan pembelian, pihak keuangan bisa lebih mudah untuk menyiapkan anggaran penyediaan dan pengiriman barang. Selain itu proses akuntansi seperti pembuatan faktur jatuh tempo akan lebih mudah.

7. Kebutuhan Auditor dan Pajak

Dokumen ini bisa disertakan dan bisa diminta saat proses audit perusahaan maupun pelaporan pajak. Anda bisa melampirkan kartu pesanan pembelian sebagai barang bukti maupun lampiran terhadap dua hal tersebut.

Baca Juga: Aplikasi Pembukuan Rental Mobil : Manfaat & Tips

Komponen dari Purchase Order

Mengenal purchase order, tentu perlu mengenali kompone-komponen di dalamnya. Dalam pembuatan kartu pesanan pembelian, ada beberapa komponen penting yang harus ada dan tertulis di dalamnya, seperti beberapa komponen dibawah ini:

Informasi Pemesan

Pada komponen informasi pemesan, yang menjadi acuan adalah adanya keterangan nama, alamat atau nomor meja, kontak yang bisa dihubungi serta beberapa informasi diri penting lainnya.

Informasi Barang yang Dipesan

Untuk informasi barang, biasanya yang harus tercatat adalah nama atau tipe barang, spesifikasi tambahan dan juga kuantitas pemesanan barang. Pada purchase order digital, harga dari setiap unit dan total bayar biasanya akan terlampir secara otomatis saat memilih barang yang ingin dipesan.

Keterangan Transaksi

Pada keterangan transaksi, ada beberapa hal yang harus ada seperti nomor transaksi, tanggal transaksi, tanggal jatuh tempo pembayaran, kolom otorisasi dan beberapa keterangan tambahan seperti PPN.

Tips Membuat Purchase Order

Sebenarnya cara membuat pesanan pembelian cukup mudah, Anda hanya perlu mengisi seluruh form yang disediakan penjual. Baik secara offline maupun online dasar pembuatannya adalah mengisi form yang telah disediakan.

Namun agar tidak terjadi kesalahan dan jadi masalah di kemudian hari, Anda bisa mengikuti beberapa tip dalam membuat purchase order dibawah ini:

1. Tentukan Barang atau Jasa yang Ingin Dipesan

Teps pertama yang harus Anda siapkan sebelumnya, adalah dengan menentukan barang atau jasa yang ingin Anda pesan sebelum membuat purchase order. Hal ini akan membantu Anda dalam efektifitas dan pembatasan diri dalam melakukan pesanan.

Karena kebanyakan orang pasti akan merasa bingung jika dihadapkan pada banyak pilihan, apalagi jika menyangkut barang yang paling disukai. Dengan menentukan pilihan diawal Anda juga akan menghemat waktu saat proses pembuatan pesanan.

2. Memilih Supplier atau Penjual yang Tepat

Jangan asal pilih penjual atau supplier, ada baiknya Anda melakukan analisa mendalam terkait penyedia barang yang akan Anda order. Pastikan penyedia memiliki legalitas yang terjamin serta memiliki kredibilitas yang baik.

Pilih penjual yang menggunakan sistem yang terintegrasi online, seperti penggunaan Software akuntansi Accurate dari ABC Semanggi. Dengan aplikasi ini, perusahaan atau pembeli dapat dengan mudah membuat purchase order serta pelacakan orderan.

3. Pastikan Mengisi Form Dengan Benar

Pastikan informasi yang Anda isi sudah benar, sebelum nantinya dokumen ini Anda kirim ke penjual. Isi semua kolom yang harus Anda isi dan lakukan pengecekan kembali terhadap nomor maupun ejaan dari informasi penting seperti alamat rumah.

Pastikan barang yang Anda pesan sudah sesuai baik dari tipe, nomor dan juga kuantitas atau jumlah yang ingin Anda pesan, hal ini dapat mencegah kesalahan pengiriman maupun kesalahan pemesanan.

4. Telusuri Harga Sebelum Pengiriman Purchase Order

Jangan mudah menerima harga yang dicantumkan pada form digital, pastikan dan cek kembali untuk menghindari kesalahan sistem terjadi pada transaksi yang Anda lakukan. Bahkan untuk harga PO sendiri seharusnya masih bisa dilakukan tawar menawar.

Terutama jika pembelian dalam jumlah besar, pastinya akan ada harga khusus yang diberikan untuk Anda. Upaya ini bisa Anda lakukan untuk menekan angka pengeluaran yang harus Anda tanggung.

5. Konsultasi Sebelum Melakukan Pemesanan

Sebelum melakukan pemesanan, ada baiknya Anda melakukan konsultasi pada mentor bisnis dan juga supplier yang Anda pilih. Hal ini untuk mencegah terjadinya ketimpangan kualitas produk, dengan tujuan yang ingin Anda capai dengan pemesanan barang tersebut.

Tanyakan juga pada supplier, ketersediaan barang, proses distribusi barang dan rekomendasi dalam penanganan barang. Pastikan Anda meninjau ulang pesanan sebelum nantinya kecewa di kemudian hari.

Nah, itulah informasi penting mengenal Purchase order dan bagaimana cara membuatnya. Melihat peranan yang dimiliki, ada baiknya sebuah perusahaan memfasilitasi pembuatan kartu pesanan pembelian untuk meningkatkan kepuasan pelanggan!