Pentingnya Menjaga Database Tetap Akurat Agar Tetap Aman

Dalam sistem informasi akuntansi, database merupakan bagian penting yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan data keuangan dan transaksi terkait akuntansi. Tujuannya adalah untuk mempertahankan aksesibilitas terbaik serta menyediakan informasi yang akurat dan terkini. Database akan berisi data-data penting, seperti transaksi aktual yang tercatat melalui software akuntansi yang mencatat aset, kewajiban, dan saldo. Agar database dapat berfungsi secara optimal, penting bagi perusahaan untuk mengelolanya dengan baik.

Pentingnya Menjaga Database dari Kerusakan Akibat Kelalaian

Kerusakan pada database dapat menjadi masalah serius, dan seringkali disebabkan oleh kesalahan manusia dalam mengelolanya. Berikut adalah beberapa langkah penting untuk mencegah terjadinya kerusakan pada database Accurate versi 5 Anda:

1. Simpan Database di Internal Harddisk

Pastikan database Anda disimpan di Internal Harddisk pada komputer Anda, bukan di External Harddisk, Flashdisk, atau media lainnya. Mengandalkan media perantara seperti External Harddisk hanya dianjurkan ketika Anda perlu memindahkan database dari satu komputer ke komputer lain. Dengan menyimpannya di Internal Harddisk, Anda mengurangi risiko kehilangan data karena kesalahan transfer atau kerusakan pada media eksternal.

2. Sediakan Catu Daya yang Stabil

Selalu sediakan catu daya, seperti UPS (Uninterruptible Power Supply), pada komputer yang digunakan sebagai server penyimpanan database dan juga pada komputer lainnya yang menggunakan aplikasi Accurate. Hal ini akan melindungi database dari kerusakan yang disebabkan oleh listrik padam tiba-tiba. Dengan catu daya yang stabil, Anda akan memiliki waktu yang cukup untuk menutup database Accurate dengan benar dan menghindari kehilangan data.

3. Lakukan Back Up Data Secara Berkala

Penting untuk selalu melakukan back up data secara berkala. Ada dua cara untuk melakukannya:

Back Up On Closed: Lakukan back up setiap kali Anda selesai menggunakan database, yaitu saat Anda akan menutup aplikasi Accurate. Anda dapat mengaktifkan fitur ini melalui menu Persiapan (Setup) | Preferensi (Preferences) | Perusahaan.

Back Up ke Media Lain: Selain melakukan back up saat menutup database, Anda juga sebaiknya melakukan back up secara berkala ke media lain, seperti External Harddisk atau Penyimpanan Cloud. Dengan begitu, Anda memiliki cadangan data jika terjadi masalah pada komputer tempat penyimpanan database.

4. Lakukan Pemindaian dengan Antivirus

Pastikan komputer server Anda selalu dilindungi dari virus dengan menggunakan program antivirus yang terpercaya. Pemindaian berkala akan membantu mencegah virus masuk ke komputer dan menginfeksi file-file dalam database Accurate, sehingga data tetap aman dan terhindar dari potensi kerusakan.

5. Tutup Database dengan Benar

Selalu tutup aplikasi Accurate dengan benar setelah selesai menggunakannya. Hindari menutup paksa aplikasi karena hal ini dapat menyebabkan kerusakan pada database. Pastikan Anda selalu menutup aplikasi dengan benar dengan mengklik tombol “X” pada pojok kanan aplikasi Accurate, hingga muncul pesan konfirmasi.

6. Pantau Ukuran Database Secara Berkala

Selalu pantau ukuran database secara berkala. Jika ukuran database terlalu besar, pertimbangkan untuk membuat database baru dengan menggunakan fitur Create New Branch. Dengan demikian, kinerja database tetap optimal dan risiko kerusakan dapat diminimalisasi.

Accurate Online merupakan salah satu software akuntansi yang direkomendasikan karena fiturnya yang lengkap dan multifungsi. Dengan menggunakan Accurate Online, Anda dapat melakukan pencatatan usaha dengan lebih efisien tanpa menyita banyak waktu. Jadi, jika Anda berencana untuk memulai pencatatan usaha Anda, coba Accurate Online sekarang untuk pengalaman akuntansi yang lebih mudah dan aman.