Di dunia usaha atau bisnis, terdapat beberapa komponen yang memiliki pengaruh penting dalam suatu perusahaan. Salah satu komponen tersebut adalah Purchase Requisition atau PR. Dalam artikel ini, kita akan menjelaskan pengertian Purchase Requisition, rincian dan formatnya, serta perbedaannya dengan Purchase Order (PO), serta bagaimana PR memiliki peran penting dalam mengendalikan pengeluaran perusahaan.
Baca juga : Tips Sukses Memulai Usaha Warung Kopi
Pengertian Purchase Requisition
Purchase Requisition (PR) adalah dokumen permohonan pembelian yang dibuat sebelum melakukan pembelian barang atau jasa. PR merupakan permintaan pembelian yang diajukan untuk pengadaan barang atau jasa tertentu. Dokumen ini umumnya dibuat oleh departemen yang membutuhkan barang atau jasa, dan setelah disetujui, PR diteruskan ke departemen pembelian untuk menerbitkan Purchase Order (PO) sesuai dengan rincian yang terdapat dalam PR.
Salah satu tujuan utama dalam pembuatan PR adalah mengajukan permohonan pembelian, yang merupakan bagian dari standar operasional perusahaan terkait dengan pencatatan dan keuangan. Dengan PR, departemen keuangan dapat mengendalikan anggaran perusahaan agar tidak melebihi batas yang telah ditetapkan. Jika barang yang diminta dalam PR adalah barang yang akan menjadi aset perusahaan, dokumen ini juga membantu dalam pencatatan aset yang dapat dipantau.
Selain itu, PR juga berperan dalam mencegah terjadinya praktik-praktik curang dalam pembelian barang atau jasa, seperti peningkatan harga untuk keuntungan pribadi atau pengadaan barang yang tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan, yang bisa menimbulkan kerugian.
Rincian dan Format Purchase Requisition
Format PR dapat bervariasi antara perusahaan, namun, umumnya, dokumen ini mencakup informasi seperti:
- Nomor PR
- Nama atau identitas pihak yang mengajukan pembelian
- Nama vendor yang menjadi penjual
- Barang atau jasa yang ingin dibeli
- Estimasi harga barang atau jasa
- Jumlah barang atau jasa yang dipesan
Dokumen PR dapat dibuat secara manual dengan menuliskannya di atas kertas sesuai dengan format yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
Perbedaan PO dan PR
- Perbedaan mendasar antara Purchase Order (PO) dan Purchase Requisition (PR) terletak pada tingkat persetujuan dan rincian yang terdapat dalam dokumen tersebut.
- PR hanya mencatat daftar barang atau jasa yang diminta oleh pembeli, sementara PO hanya dibuat setelah PR telah disetujui oleh pihak-pihak terkait. PR berperan sebagai permintaan awal, dan setelah diterima, divisi perusahaan yang terkait akan menghubungi vendor untuk memastikan ketersediaan stok barang yang akan dipesan. Hanya setelah semua keterangan sudah sesuai, maka perusahaan akan membuat PO.
- PR masih dapat mengalami perubahan atau penolakan dari divisi keuangan atau pembelian, sedangkan PO umumnya lebih final dan jarang mengalami perubahan setelah diterbitkan. PO adalah hasil konfirmasi yang dilakukan setelah semua rincian dan persetujuan terpenuhi.
- Dengan kata lain, PR adalah tahap awal permintaan barang atau jasa, sedangkan PO adalah PR yang telah disetujui dan dikonfirmasi.
Baca juga : Peluang Agrobisnis Bermodal Kecil: Meningkatkan Penghasilan dengan Kreativitas
Kesimpulan
Demikianlah pengertian Purchase Requisition dan peran pentingnya dalam dunia bisnis. PR membantu perusahaan dalam mengendalikan pengeluaran, mencatat aset, serta mencegah kecurangan dalam pembelian. Penting untuk diingat bahwa dalam bisnis internasional, penggunaan Purchase Order (PO) sangat umum, dan aplikasi akuntansi berbasis cloud atau web dapat memudahkan proses pembuatan PO secara cepat dan praktis. PO memiliki rincian yang lebih lengkap dan menjadi tindak lanjut dari PR, dengan keterangan yang telah disetujui oleh semua pihak terkait.
